Terminy załatwienia spraw

Urząd ma obowiązek niezwłocznego załatwienia spraw wniesionych prze klientów urzędu. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną stronę wszystkich wymaganych dokumentów. Urząd powinien załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki, jeżeli posiada wszystkie potrzebne do jej załatwienia dokumenty i informacje lub kiedy jej załatwienie nie wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego, które wiąże się z gromadzeniem dowodów, informacji i wyjaśnień. Na żądanie klienta urząd winien przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazany przez klienta adres.

           Jeżeli konieczne jest przeprowadzenie postępowania dowodowego w sprawie, urząd powinien wyjaśnić wszelkie wątpliwości i rozwiązać sprawę nie później w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku.

W przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej urząd jest zobowiązywany do załatwienia sprawy nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Datą wszczęcia postępowania jest data doręczenia żądania organizacji administracji publicznej. Sprawę można uznać za szczególnie skomplikowaną, jeżeli:

➔   wynika to z zawiłości w ustaleniu stanu faktycznego lub prawnego,

➔   konieczne jest dokonanie licznych czynności postępowania dowodowego,

➔   konieczne jest zgromadzenie rozproszonych danych będących w posiadaniu różnych organizacji administracyjnych przy braku prawnego obowiązku współdziałania z nimi.

Urząd może wydłużyć terminy załatwienia spraw wówczas, gdy wynika to z przyczyn podanych powyżej lub z winy klienta.

Urząd powinien zawiadomić strony o przekroczeniu terminu, podające przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Podstawa prawna: art. 35, art. 36, art. 61 i art. 12 k.p.a.

Wymagane dokumenty

Zanim osoba złoży wniosek w danej sprawie powinna sprawdzić, jakie dokumenty oprócz wniosku będą potrzebne do jej załatwienia. Informacji na ten temat można zasięgnąć w osobiście w Biurze Obsługi Klienta w Urzędzie Miasta, korzystając z pomocy pracowników biura lub urzędnika właściwego do załatwienia tej sprawy. Należy dowiedzieć się nie tylko jakie dokumenty są potrzebne ale także jaka powinna być ich forma (czy potrzebne są oryginały dokumentów, kopie poświadczone przez notariusza za zgodność z oryginałem i inne.)

Można także uzyskać potrzebną informację telefonicznie lub ze stron internetowych: podmiotowej strony urzędu oraz z Biuletynu Informacji Publicznej.

Należy dostarczyć autentyczne dokumenty, gdyż wykorzystywanie sfałszowanych dokumentów jest poważnym przestępstwem, obwarowanym sankcjami karnymi i może wprowadzić urzędnika w błąd.

Jeżeli po złożeniu wniosku wraz z dokumentami pracownik zauważy braki formalne jest zobowiązany wezwać zainteresowanego do uzupełnienia tych braków w terminie 7 dni, z pouczeniem, że nie usunięcie braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia.

Podstawa prawna: art. 64 k.p.a. i art. 270-276 kodeksu karnego

Opłata skarbowa

 Pracownik Biura Obsługi Klienta ma obowiązek poinformować klienta o wysokości opłaty skarbowej wymaganej przy załatwieniu sprawy i określonej w przepisach właściwych dla sprawy. W związku ze zmianą przepisów ustawy z dnia 16.11.2006 o opłacie skarbowej (Dz.U. Nr 225, poz. 1635) opłacie skarbowej podlega: 

Odwołania

Klientowi służy odwołanie od decyzji wydanej przez urząd w pierwszej instancji tylko do jednej instancji. Informację na temat odwołania należy zamieścić na wydanej decyzji wraz z określeniem organu, do którego można skierować odwołanie. Odwołanie należy kierować w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie dni do organu odwoławczego za pośrednictwem organu gminy, który wydał decyzję. Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia, wystarczy, że strona jest niezadowolona z wydanej decyzji.

Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji, chyba, że decyzja podlega natychmiastowej wykonalności lub natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy.

Organ odwoławczy może utrzymać w mocy zaskarżoną decyzję, uchylić zaskarżoną decyzję w całości lub w części lub umorzyć postępowanie odwoławcze.

Organ odwoławczy nie może wydać decyzji na niekorzyść stron, chyba, że zaskarżona decyzja rażąco narusza prawo lub interes społeczny.

Podstawa prawna: art. 127,128,129,130,138, k.p.a.

Skargi i wnioski

Obywatel ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w związku z wykonywanymi przez urząd zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Może je składać w interesie publicznym, w interesie własnym, a także w imieniu innych osób, jeżeli uzyska na to ich zgodę.

Podstawa prawna: art. 63 Konstytucji oraz art. 221 k.p.a.

Organ gminy dokonuje zakwalifikowania pisma jako skargi lub wniosku, niezależnie od tego jak zostało ono nazwane przez wnoszącego.

Podstawa prawna: art. 222 k.p.a.

Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.

Podstawa prawna: art. 227 k.p.a.

Organy rozpatrują oraz załatwiają skargi (wnioski) w ramach swojej właściwości. Rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga zbadania wszystkich okoliczności sprawy, zebrania materiałów, niekiedy zażądania ich od innych organów, uzyskania uzupełniających wyjaśnień od skarżącego.

Pracownik organu państwowego, a także pracownik samorządowy oraz organu organizacji społecznej, winny niewłaściwego i nieterminowego załatwiania skarg i wniosków, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.

Podstawa prawna: art. 223 k.p.a.

Skargi składa się do organów właściwych do ich rozpatrzenia. Obowiązek ustalenia organu właściwego do rozpatrzenia spoczywa na skarżącym, jednakże obowiązek przestrzegania właściwości spoczywa w głównej mierze na adresacie skargi.

Podstawa prawna: art. 228 k.p.a.

Jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności:

1) rady gminy, rady powiatu i sejmiku województwa jest wojewoda, a w zakresie spraw finansowych jest regionalna izba obrachunkowa,

2) organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest wojewoda,

3) wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw określonych w pkt 2 jest rada gminy,

4) zarządu powiatu oraz starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji, straży i innych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw określonych w pkt 2 jest rada powiatu,

5) zarządu i marszałka województwa, z wyjątkiem spraw określonych w pkt 2 jest sejmik województwa,

6)   wojewody w sprawach podlegających rozpatrzeniu według kodeksu jest właściwy minister, a w innych sprawach jest Prezes Rady Ministrów,

7)   innego organu administracji rządowej, organu przedsiębiorstwa państwowego lub innej państwowej jednostki organizacyjnej jest organ wyższego stopnia lub sprawujący bezpośredni nadzór,

8)   ministra jest Prezes Rady Ministrów,

9)   organu centralnego i jego kierownika jest organ, któremu podlega.

Podstawa prawna: art. 229 k.p.a.

Jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ.

Podstawa prawna: art. 231 k.p.a.

Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a następnie zawiadomić skarżącego o sposobie załatwienia jego skargi.

Podstawa prawna: art. 237 k.p.a.

Wnioski mogą dotyczyć w szczególności ulepszenia organizacji urzędu, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.

Podstawa prawna: art. 241 k.p.a.

Jeżeli organ, który otrzymał wniosek, nie jest właściwy do jego rozpatrzenia, obowiązany jest w ciągu siedmiu dni przekazać go właściwemu organowi, informując o tym jednocześnie wnioskodawcę.

Podstawa prawna: art. 243 k.p.a.

Jeżeli wnioskodawca nie jest zadowolony ze sposobu załatwienia wniosku lub, jeżeli wniosek nie została załatwiony w terminie wnioskodawca może wnieść skargę.

Podstawa prawna: art. 246 k.p.a.